Generelle betingelser

1. Innledning, definisjoner og virkeområde

Thon Hotels er opptatt av å yte et best mulig tilbud og gjøre alle kunder fornøyde. Disse standardvilkårene («Standardvilkårene») regulerer avtaleforholdet mellom Thon Hotels, og Kunden som kjøper tjenester hos Thon Hotels.

«Thon Hotels» er en kjede av hoteller og destinasjoner som eies og/eller drives under Olav Thon Gruppen (org.nr.: 988 969 656). Med «Thon Hotels» menes i disse Standardvilkårene et eller flere av hotellene/destinasjonene i kjeden som drives under merkevaren Thon Hotels, herunder også separate og uavhengige selskaper som drives under merkevaren.

«Kunden» er den/de som kjøper/leier lokaler, rom/romblokk, tjenester, mv., hos Thon Hotels i forbindelse med møte-, kurs og konferansearrangementer. Kunden er den som er ansvarlig bestiller av et Arrangement.

«Arrangement» er et møte-, kurs-, og konferansearrangement, selskap, og/eller, reservasjon av en Romblokk, med videre.

«Romblokk» er to eller flere hotellrom som reserveres ved inngåelse av en Avtale.

«Deltaker» er de enkelte deltakerne på et Arrangement, og som inviteres av Kunden.

«Avtale» er en samlebetegnelse for avtalen som inngås mellom Thon Hotels og Kunden, og som inneholder de konkrete detaljene for et Arrangement. En Avtale inngås for eksempel gjennom en bestilling, korrespondanse mellom partene, et avtaledokument, løsningsforslag fra Thon Hotels som blir akseptert, med videre.

«Langtidsavtale» er en Avtale som er gjentakende for to eller flere Arrangementer (Avtalen benyttes som en fellesbetegnelse – det presiseres hvis en regulering kun gjelder for Langtidsavtaler).

Standardvilkårene gjelder for alle Arrangementer som Kunden har bestilt hos Thon Hotels. Særreguleringer i Avtalen går foran Standardvilkårene.

2. Kundens plikter før et Arrangement

Senest 14 dager før arrangementet skal Kunden gi Thon Hotels endelige avklaringer av alle detaljer knyttet til et Arrangement, herunder program, navneliste, valg av meny, vin, pauser, teknikk, etc. Dette har stor betydning for å sikre en vellykket gjennomføring.

Ankomst- og avreisetid skal angis på forhånd.

Spesielle forhold som for eksempel plassering av gaver, bruk av spesielt utstyr, oppsetting av dekorasjoner og plakater, heising av flagg/ vimpler, skilting, skal godkjennes på forhånd av Thon Hotels.

3. Disponering av hotellrom og møterom

Hotellrom er normalt klare fra kl. 15.00 på ankomstdagen. Rommet disponeres frem til kl. 12.00 på avreisedagen. Senere utsjekk kan avtales individuelt ved behov mot et gebyr.

Møterom disponeres normalt mellom 08:00 og 17:00, hvis ikke annet følger av Avtalen.

4. Kundens bruk av Thon Hotels lokaler

Kunden skal behandle lokalene og eiendommen for øvrig med tilbørlig aktsomhet. Kundens aktiviteter må ikke sjenere andre gjester eller naboer ved støv, støy, lukt, rystelse eller på annen måte. Røyking er ikke tillatt. Kunden må sørge for at lydnivået holdes på et akseptabelt nivå, og at samtlige Deltakerne overholder avtalte tidspunkter for opphør av møter, servering, musikk og dans.

Kunden kan ikke nyte medbrakt mat og drikke i Thon Hotels’ lokaler.

Kundens eventuelle medbrakte utstyr må fjernes straks etter et Arrangement. Thon Hotels har rett til å fjerne og lagre utstyr for Kundens regning om ikke annet er avtalt.

5. Priser og betalingsvilkår

Av Avtalen følger faste priser for gjennomføring av et Arrangement og bestillinger med fast mengde («Avtalt Vederlag»). Varer og tjenester med helt/delvis variable mengder avregnes etter et Arrangement etter gjeldende prisliste med mindre annet følger av Avtalen. Avtalt Vederlag er bindende for begge parter, med mindre noe annet avtales eller følger av Standardvilkårene.  

Alle priser oppgis i norske kroner eksklusive merverdiavgift, med mindre noe annet fremgår tydelig av en konkret prisliste/tilbud knyttet til Arrangement. Thon Hotels legger til merverdiavgift i den utstrekning hele eller deler av tjenestene som leveres er underlagt merverdiavgiftsplikt. Thon Hotels spesifiserer normalt i tilbud til Kunden om prisen er inkludert merverdiavgift.

Med mindre annet avtales spesifikt i Avtalen, skal Kunden betale 100 % av Avtalt Vederlag senest innen 14 dager før et Arrangement.

Thon Hotels forbeholder seg retten til å belaste et beløp tilsvarende 10% av Avtalt Vederlag ved inngåelse av en Avtale Med mindre annet avtales spesifikt i Avtalen («Bindingsbeløp»). Bindingsbeløp refunderes ikke ved avbestilling.

Kreditt må avtales på forhånd. Hvis det er avtalt kreditt sendes faktura så snart et Arrangement er gjennomført, med forfallstid på 14 dager. For Langtidskontrakter med kreditt, forfaller avtalt beløp til betaling 14 dager etter hvert Arrangement.

Thon Hotels forbeholder seg retten til å justere priser årlig den 1. januar i samsvar med eventuelle økninger i konsumprisindeksen sist år, med mindre annet er angitt i Avtalen. Videre tar Thon Hotels forbehold om å gjøre prisjusteringer som følge av økte kostnader ved innkjøp av varer og tjenester, økte skatter og avgifter, eller omstendigheter utenfor Thon Hotels kontroll. Thon Hotels kan også justere prislister og Avtalt Vederlag dersom tidspunkt eller omfang av et Arrangement endres av Kunden.

Ved for sen betaling påløper forsinkelsesrente i henhold til forsinkelsesrenteloven. Det belastes et faktureringsgebyr på kr. 95,- per faktura. Ved for sen betaling bortfaller avtalt kreditt. Det sendes ikke faktura til utenlandske foretak.

6. Avbestilling

En Avtale er endelig og bindende. Kunden kan som utgangspunkt ikke avbestille eller endre en Avtale eller et Arrangement, med mindre den enkelte Avtale gir Kunden en slik rett.  Avbestillinger skal gjøres skriftlig til hotellet. Avbestillingsfristene er knyttet til hvert enkelt arrangement og finnes i avtalen. De skal forstås på følgende måte: desto nærmere dato for arrangementstart/ankomstdag, desto mindre av arrangementet eller antall deltakere kan kanselleres vederlagsfritt. Unnlater en eller flere av deltakerne å delta i planlagte arrangementer gir dette ikke rett til prisreduksjon. Se vedlagte generelle kanselleringsbetingelser på siste side.

7. Avbestilling av Langtidsavtaler

Et Arrangement under en Langtidsavtale kan kanselleres med skriftlig varsel til Thon Hotels innen 11 måneder før Arrangementet. Thon Hotels har rett til å endre Avtalt Vederlag og øvrige betingelser for de gjenstående Arrangementene dersom et eller flere Arrangementer i en Langtidsavtale kanselleres. 

Prisene forutsetter samlet bestilling og oppgjør på fellesregning. Ved flerårige avtaler forbeholder hotellet seg retten til å endre Langtidsavtalen dersom arrangementet avviker i stor grad fra opprinnelig løsningsforslag, herunder prisjustering, flytte lokasjon, møterom, etc. Ved flerårige avtaler har Thon Hotels rett til å justere pris i henhold til årlig økning i konsumprisindeksen.

8. Kundens ønske om endringer i et Arrangement

Kunden skal så tidlig som mulig gi beskjed om eventuelle forhold som har betydning for gjennomføringen av et Arrangement.

Kunden har i utgangspunktet ikke rett til endring av et Arrangement, men Thon Hotels forsøker alltid å tilpasse gjennomføring så langt det lar seg gjøre. 

Ved ønske om endring må Kunden gi skriftlig beskjed til Thon Hotels per e-post. En endring på mer enn 20 % medfører som regel prisøkning.

9. Thon Hotels rett til endring, flytting, kansellering og heving

Thon Hotels har rett til å kansellere et Arrangement hvis Kunden ikke oppfyller sine plikter i henhold til Avtalen og Standardvilkårene. En Avtale kan heves av Thon Hotels ved vesentlig mislighold fra Kundens side. Thon Hotels forbeholder seg retten til å gjøre endringer knyttet til det enkelte Arrangement ved behov, så fremt endringer ikke har vesentlig betydning for Avtalen eller et Arrangement. For eksempel kan Thon Hotels gjøre endringer knyttet til avtalt oppsett av lokaler, rom og andre fasiliteter ved endret antall deltakere eller andre forhold gjør at det er hensiktsmessig å justere oppsettet. 

Dersom det med kort varsel blir behov for omorganisering/omgruppering av kapasitetsutnyttelse, oppgradering, renovering eller reparasjon av hotell definert i Avtalen, forbeholder Thon Hotels seg retten til å gjøre nødvendige tilpasninger til et Arrangement, herunder å flytte Arrangementet til et annet hotell i samme region med tilnærmet like fasiliteter.

Thon Hotels forbeholder seg også seg retten til å flytte et Arrangement til et annet hotell med tilsvarende standard på samme destinasjon dersom det blir nødvendig som følge av for eksempel oppgradering, renovering, reparasjon eller andre spesielle forhold av betydning for gjennomføringen og som Thon Hotels ikke var klar over på tidspunktet Avtalen ble inngått. Det skal gis skriftlig varsel ved slik flytting, senest 14 dager før et Arrangement.

10. Helse, miljø og sikkerhet

Alle former for rigg av fasiliteter og oppheng skal oppfylle gjeldende krav til helse, miljø, sikkerhet og brann, og godkjennes på forhånd av Thon Hotels

11. Kundens ansvar for kostnader som skal belastes den enkelte Deltaker

Kunden er ansvarlig for å informere samtlige Deltakere om hvilke kostnader den enkelte Deltaker selv må betale, og hvilke kostnader som eventuelt dekkes av Kunden. Hvis en Deltaker ikke betaler kostander som Deltakeren skal betale, er Kunden ansvarlig for direkte oppgjør til Thon Hotels etter påkrav fra Thon Hotels.

Manglende oppmøte fra en eller flere Deltakere gir ikke rett til prisreduksjon.

12. Erstatningsansvar, skade, tyveri m.m.

Kunden er erstatningsansvarlig for all skade på Thon Hotels eiendom/lokaler/eiendeler/utstyr som skyldes Kunden selv eller folk som er invitert av eller i tjeneste hos Kunden, samt Deltakere, utstillere, leverandører, oppdragstakere og/eller andre personer som Kunden har invitert/gitt adgang til Thon Hotels lokaler og hotellrom.

Thon Hotels er ikke ansvarlig for skader eller tyveri av eiendeler som Kunden eller andre tar med til Thon Hotels lokaler. Thon Hotels anbefaler at Kunden tegner egen forsikring. Kunden er også ansvarlig for egne tekniske installasjoner og hva disse eventuelt påfører av materiell- eller personskade. Ved utlevering av nøkler til lokaler/rom er mottakeren ansvarlig for å holde lokaler/rom under tilsyn eller låst.

Thon Hotels fraskriver seg ethvert ansvar for personskader så langt ufravikelig rett tillater det. Ansvarsbegrensningen gjelder ikke grov uaktsomhet utvist av ansatte hos Thon Hotels. Thon Hotels har ansvarsforsikring.

13. Overdragelse av en Avtale

Kunden kan ikke overdra Avtalen uten skriftlig samtykke fra Thon Hotels.

14. Force Majeure

Partene er ikke ansvarlig for eventuelt mislighold eller forsinkelser som skyldes forhold utenfor deres kontroll, så som ekstraordinære værforhold, brann, naturelementer, streik, lockouts, blokade, krigshandlinger, terrorisme, epidemi, pandemi eller sivil uro, forut forutsatt at misligholdet ikke skyldes parten selv eller at misligholdet ikke kunne hindres med rimelige tiltak. 

15. Klager

Kunden må fremme eventuelle klager skriftlig til Thon Hotels så snart Kunden ble klar over de aktuelle forholdene, og i alle tilfeller senest 14 dager etter et Arrangement.

Vedlegg: kanselleringsfrister for hotellrom og deltagere.

Viser til punkt 6. Generelle kanselleringsfrister av hotellrom i henhold til hotellets størrelse.

Antall dager før oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt	Hotell med opptil 100 hotellrom	Hotell med opptil 200 hotellrom	Hotell med over 200 hotellrom
30 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling	Opptil 20 hotellrom	Opptil 40 hotellrom	Opptil 80 hotellrom
29-14 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
13-7 dager før ankomstdag	25% av gjenværende bestilling
6-1 dager før oppstart	5% av gjenværende bestilling

Antall dager før oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt	Hotell med opptil 100 hotellrom	Hotell med opptil 200 hotellrom	Hotell med over 200 hotellrom
60 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling	Opptil 40 hotellrom	Opptil 80 hotellrom	Opptil 150 hotellrom
59-30 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
29-15 dager før oppstart	25% av gjenværende bestilling
14-7 dager før oppstart	5% av gjenværende bestilling
1 dag før ankomst	2 hotellrom

Antall dager før oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt	Hotell med opptil 100 hotellrom	Hotell med opptil 200 hotellrom	Hotell med over 200 hotellrom
90 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling	Opptil 80 hotellrom	Opptil 200 hotellrom	Opptil 250 hotellrom
89-45 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
44-30 dager før oppstart	25% av gjenværende bestilling
29-15 dager før oppstart	10% av gjenværende bestilling
14-7 dager før oppstart	5% av gjenværende bestilling
1 dag før ankomst	2 hotellrom

Antall dager før oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt	Hotell med opptil 100 hotellrom	Hotell med opptil 200 hotellrom	Hotell med over 200 hotellrom
120 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling	Opptil 200 hotellrom	Over 200 hotellrom	Opptil 400 hotellrom
119-60 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
59-30 dager før oppstart	25% av gjenværende bestilling
29-15 dager før oppstart	10% av gjenværende bestilling
14-7 dager før oppstart	5% av gjenværende bestilling
1 dag før ankomst	2 hotellrom

Antall dager før oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt			Hotell med over 200 hotellrom
180 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling			Over 400 hotellrom
179-120 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
119-60 dager før oppstart	25% av gjenværende bestilling
59-30 dager før oppstart	10% av gjenværende bestilling
29-7 dager før oppstart	5% av gjenværende bestilling
1 dag før ankomst	2 hotellrom

Kansellering av arrangementsdeltagere:

Opptil 15 totalt antall deltagere	Andel av totalbestillingen som kan kanselleres
Antall dager før arrangementets oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt
14 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling
7 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
3 dager før oppstart	5% av gjenværende bestilling
1 dag før oppstart	1 deltager

Opptil 60 totalt antall deltagere	Andel av totalbestillingen som kan kanselleres
Antall dager før arrangementets oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt
45 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling
30 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
14 dager før oppstart	25% av gjenværende bestilling
7 dager før oppstart	10% av gjenværende bestilling
1 dag før oppstart	2 deltager

Opptil 120 totalt antall deltagere	Andel av totalbestillingen som kan kanselleres
Antall dager før arrangementets oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt
60 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling
45 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
30 dager før oppstart	25% av gjenværende bestilling
14 dager før oppstart	5% av gjenværende bestilling
1 dag før oppstart	2 deltager

Opptil 250 totalt antall deltagere	Andel av totalbestillingen som kan kanselleres
Antall dager før arrangementets oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt
120 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling
90 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
45 dager før oppstart	25% av gjenværende bestilling
30 dager før oppstart	10% av gjenværende bestilling
1 dag før oppstart	2 deltager

Opptil 400 totalt antall deltagere	Andel av totalbestillingen som kan kanselleres
Antall dager før arrangementets oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt
180 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling
120 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
90 dager før oppstart	25% av gjenværende bestilling
45 dager før oppstart	10% av gjenværende bestilling
30 dager før oppstart	5% av gjenværende bestilling
1 dag før oppstart	2 deltager

Over 400 totalt antall deltagere	Andel av totalbestillingen som kan kanselleres
Antall dager før arrangementets oppstart	Andel som kan kanselleres vederlagsfritt
270 dager før oppstart	100% av gjenværende bestilling
180 dager før oppstart	50% av gjenværende bestilling
90 dager før oppstart	25% av gjenværende bestilling
45 dager før oppstart	10% av gjenværende bestilling
30 dager før oppstart	5% av gjenværende bestilling
1 dag før oppstart	2 deltager