Hybridkonferanser: En fysisk og digital kombinasjon

Det siste året har digitaliseringen økt i rekordfart, og det finnes nå mange gode alternativer til den ordinære konferansen. Virtuelle møteplasser via strømming av videokonferanser eller hybride arrangementer er noe av løsningen.

Ved gjennomføring av et hybridarrangement vil èn del av arrangementet gjennomføres i våre konferanselokaler med et begrenset publikum i salen, mens resten vil foregå digitalt. Våre konferanseverter tar hånd om alle praktiske detaljer, og sørger for at lokaler, teknologi, utstyrsforsyninger og deltakerreisen svarer til forventningene.

Sammen med våre samarbeidspartnere kan vi bistå deg med sømløs levering av både hybride møter over flere lokaler samt arrangementer innen kringkasting.  Vi garanterer trygghet både for deg som arrangør, møteleder og deltaker.

Alle løsningene kan knyttes til en digital plattform som kan skreddersys deres ønsker både visuelt og størrelsesmessig, og har flere funksjoner som "digital break-out rooms", betalingsmulighet, interaktivitet i form av Q&As, quiz og polls, samt digitale utstillingsmesser. Sendingene kan deles på både nettsider og intranett.

Enten du deltar fra kontoret, hotellrommet eller ditt eget hjem så har vi løsninger som garanterer en førsteklasses konferanseopplevelse. Her er noen eksempler på hvordan vi kan tilrettelegge ditt arrangement, og opp- og nedskalere basert på deres behov:

1. Kameraproduksjon med live strømming uten klipp

Vi stiller med teknikere som er eksperter på foto og streaming. Dere kan vise presentasjoner parallelt med kamerabilde, og supring er inkludert. Løsningen passer for allmøter, fagdager, workshops, interne samlinger og informasjonsmøter med 1-2 talere samtidig. Mulighet for både en- og toveiskommunikasjon.

2. Kameraproduksjon med live strømming inkl. klipp

Vi stiller med teknikere som er eksperter på foto og streaming. Dere kan vise presentasjoner parallelt med kamerabilde, og supring og klipping mellom bildene er inkludert. Løsningen passer for allmøter, fagdager, workshops, interne samlinger, lanseringer og salgsmøter med flere talere samtidig. Mulighet for både en- og toveiskommunikasjon.

3. Kameraproduksjon med live strømming inkl. klipp og TV-lys

Vi stiller med teknikere som er eksperter på foto og streaming. Dere kan vise presentasjoner parallelt med kamerabilde, og supring, TV-lys og avansert klipping mellom bildene er inkludert. Løsningen passer for digitale- og hybride konferanser, allmøter, fagdager, workshops, opplæring, lanseringer og samtaler med flere talere samtidig. Mulighet for både en- og toveiskommunikasjon.

4. Flerkameraproduksjon med live strømming

Denne løsningen er i stor grad tilpasset arrangørens ønsker. Vi stiller med fire eller flere kameraer – og en kombinasjon av bemannede og remote enheter. Det er mulighet for kamera på hjul og kran, noe som medfører mer dynamiske og spennende kameravinkler. Kombinert med TV-lys garanterer vi en svært profesjonell produksjon. Bemanning av teknikere skjer etter behov. Løsningen passer for digitale- og hybride konferanser av større karakter, allmøter, fagdager, workshops, opplæring, lanseringer og samtaler med flere talere samtidig. Mulighet for både en- og toveiskommunikasjon.

Endelig kan vi samles igjen

Det å møtes fysisk i et lokale i den virkelige verden vil alltid være en viktig del av det å avholde arrangementer. Lite kan erstatte de fysiske mulighetene til å bygge relasjoner ved hjelp av øyekontakt, samtaler og felles opplevelser – men vi tror på at en kombinasjonsløsning vil kunne bli mer og mer vanlig fremover.

– Vi har alle vært med på mange møter via Teams, Zoom og Skype den siste tiden, og selv om det kan brukes til mye kan det ikke erstatte den menneskelige kontakten du får ved å møte andre mennesker. Det at vi for litt siden var 200 mennesker som møttes på Thon Hotel Oslo Airport, og i tillegg kunne ha med oss kollegaer fra andre steder rundt om i landet digitalt, gir årets landsmøte en helt annen dimensjon enn det ville hatt hvis vi kun skulle arrangert det digitalt. Dette viser at det er mulig å møtes selv med de smittevernsrestriksjonene vi har hatt, sier Generalsekretær i Høyre, Tom Erlend Skaug.

En digital deltakeropplevelse

Virtuelle løsninger kan være like effektive som tradisjonelle møter og arrangementer utenfor teknologiverden, men det krever at de arrangeres på en profesjonell måte. Mange tror at det å sette opp et kamera og filme det man skulle sett fysisk er tilstrekkelig for å aktivere og stimulere de digitale deltakerne av konferansen. Dette stemmer ikke. Uansett hva slags digitalt arrangement dere ønsker å arrangere er det viktig å ha fokus på god regi og godt innhold – slik at du også engasjerer konferansedeltakeren som sitter på hjemmekontoret.

Et hybridarrangement i regi av en profesjonell konferanseaktør vil kunne levere høyere kvalitet på både lyd, video og pålogging, slik at hele kontorer eller auditorier i andre deler av landet kan være med uten tekniske problemer. Dette vil gi en bedre deltakeropplevelse enn når både foredragsholdere og deltakere sitter på hjemmekontoret med varierende digital kompetanse og utstyrskvalitet.

La oss arrangere ditt neste hybridarrangement

Kombiner den fysiske og digitale konferansen slik dere ønsker. Vi garanterer den samme gode deltakeropplevelsen enten du føler foredragene fysisk eller digitalt, og hjelper deg å løse geografiske begrensninger med topp moderne videokonferanseteknologi og utmerket service.

Kontakt oss på for en uforpliktende prat.

Vår første prioritet er helse og sikkerhet, noe som er grunnen til at vi i dag bygger det som vi tror er fremtiden innen arrangementer. For å kunne tilby deg den beste opplevelsen, oppfylle dine behov og overholde de nye restriksjonene, tilpasser vi oss og tenker ut nye veier for å organisere arrangementer på.

Studio på Thon Hotel EU

Sammen med våre samarbeidspartnere, kan vi nå tilby den digitale plattformen ditt arrangement trenger, og dette med alle de elementene som kreves for å gjennomføre et hybrid arrangement.

Vi har satt opp et helt nytt studio på Thon Hotel EU for å imøtekomme alle fremtidige virtuelle og hybride arrangementer.  Og det viktigste av alt, vi kan hjelpe og veilede deg med å planlegge det beste arrangementet.

• Studioet står allerede klart, og du er velkommen på besøk for å se studioet.
• Vi kan tilby to ulike oppsett (og flere ved forespørsel); et mer formelt oppsett, og et oppsett for «talkshow» med LED uplighters, digitale høyttalerbord og et farget bakteppe.
• Vi tilbyr pakker med forskjellige lyd- og videoalternativer – fordi hvert arrangement er ulikt.
• En tekniker vil alltid være til stede på arrangementet for å unngå tekniske problemer.
• Studioet kan tilpasses ytterligere, åpnes for gjester eller bestilles kun for virtuelle arrangementer.
• Vårt team er alltid tilgjengelig til å ta seg av detaljer, sende over informasjon og være til stedet på dagen for arrangementet.

Vi vet at vi må være fleksible, åpne for ny teknologi og alltid være tilgjengelige. La oss arrangere ditt neste hybridarrangement i våre topp moderne konferanselokaler i Brussel.

Kontakt oss gjerne per mail  eller via telefon +32 2700 78 78

Vi har også andre konferanselokaler i Brussel, der hybrid- og virtuelle møter også er velkommen. Vårt dedikerte team er tilgjengelig for å gi deg alle detaljene du trenger.

Slik løste de lederkonferansen både fysisk og digitalt

Norges Svømmeforbund tenkte nytt da de skulle arrangere årets leder- og trenerkonferanse. 130 personer deltok fysisk på konferansen som ble holdt på Thon Hotel Arena, mens 700 personer fulgte direktesendingen rundt om i landet.

– Vi i Norges Svømmeforbund holdt en trener- og lederkonferanse med 130 personer på Thon Hotel Arena. Selve konferansen ble strømmet live og totalt var det 700 unike brukere som fulgte sendingen vår, sier generalsekretær Bjørn Soleng.

Fokus på teknologi og smittevern

Konferansen ble en suksess – også for de som så det digitalt.

– Vi har fått kjempebra tilbakemeldinger - både fra de som var til stede på hotellet, men også fra de som fulgte sendingen digitalt. Det teknologiske fungerte helt utmerket og smittevern var helt uproblematisk, forteller Soleng.

Thon Hotels følger alle råd og anbefalinger fra helsemyndighetene, og Norges Svømmeforbund var fornøyd med smittevernet.

– Hotellet hadde antibac tilgjengelig ved forskjellige stasjoner, og vi delte også ut anticbac-flasker selv slik at folk fikk dobbelt opp. Thon Hotel Arena er et veldig stort hotell, så det var enkelt å holde god avstand. Det var tydelige avstandsmarkeringer og de ansatte holdt innlegg i forkant om smitteverntiltak.

Gode matopplevelser

Konferansen til Norges Svømmeforbund strakte seg over flere dager og det ble servert frokost, lunsj og middag til deltagerne.

– Slagordet vårt er «Tilbake sammen» og konferansen handlet om inkludering, samhold og motivasjon. Konferansen varte i tre dager, og vi hadde både prisutdeling og festmiddag på hotellet.

Ønsker å støtte reiselivsnæringen

Soleng forteller også at reiselivsbransjen er en viktig næring.

– Vi fikk god service, og det var helt tydelig at de ansatte på hotellet var glade for å komme i gang igjen. Vi synes det er hyggelig å bidra litt til å hjelpe reiselivsnæringen, som jo er en viktig næring for oss også. Det var fint og verdifullt å samles igjen.